Dalyvių registracija ir bilietai.
Renginio puslapis su registracija, bilietų klasėmis, mokėjimais ir automatine PVM sąskaita. Pinigai keliauja į jūsų pačių Stripe sąskaitą, ne į mūsų. Sąskaitos generuojamos pagal Lietuvos PVM taisykles, ne globalaus šablono.
Du pateikimo būdai
1. Vieša registracija su bilietais
Renginio puslapis matomas visiems, kas turi nuorodą. Dalyvis pasirenka bilieto klasę (early bird, regular, studentas, partneris), užpildo formą, sumoka per Stripe ir iš karto gauna asmeninę prieigos nuorodą su PVM sąskaita. Tinka konferencijoms, mokymams ir renginiams su rėmėjais.
2. Uždara registracija pagal patvirtinimą
Dalyvis užpildo registracijos formą, bet prieigos negauna iš karto. Organizatorius valdymo skydelyje patvirtina arba atmeta. Patvirtinus, automatiškai išsiunčiama prieigos nuoroda. Tinka VIP renginiams, vidiniams kompanijos renginiams, akademinėms konferencijoms su ribota talpa.
Ko tikėtis renginio dieną
- Bilietų klasės: kelios klasės su skirtinga kaina ir talpos limitu, pvz. Early Bird (50 vnt., 99 EUR), Regular (200 vnt., 149 EUR), Studentas (50 vnt., 49 EUR). Klasės atsidaro ir užsidaro pagal datas arba pagal pardavimą.
- Mokėjimai: per Stripe Connect, organizatorius prijungia savo Stripe sąskaitą, pinigai keliauja tiesiai į jūsų balansą. ProConf paima 1,5 % nuo kiekvieno mokamo bilieto. Stripe atskirai taiko savo operacijos mokestį pagal jų galiojančius įkainius.
- Sąskaitos: automatiškai generuojamos PVM sąskaitos su eilės numeriais, pirkėjo duomenimis ir 21 % PVM. Atitinka Lietuvos PVM įstatymą, įskaitant kreditines sąskaitas grąžinimams (PVM įstatymo 80 str.).
- Prieiga be slaptažodžių: kiekvienas dalyvis gauna asmeninę magic-link nuorodą el. paštu. Galioja 30 dienų. Be slaptažodžių, be aplikacijų, be socialinio prisijungimo.
Kada verta, kada ne
Verta
- Mokamas renginys, jei reikia oficialių PVM sąskaitų.
- Konferencija su kelių klasių bilietais (early bird, studentas, rėmėjas).
- Mokymo programa su nuolatine registracija ir kartotiniu sąskaitų išrašymu.
- Hibridinis renginys, kur kiekvienas dalyvis turi gauti asmeninę prieigos nuorodą.
- VIP arba vidinis renginys su tvirtinama registracija.
Nelabai
- Visiškai nemokamas viešas renginys, kur nereikia kontroliuoti, kas registruojasi.
- Mažas pasitarimas, kur Eventbrite ar Google Forms užtenka.
- Renginys be Lietuvos PVM atitikties poreikio (pvz., išskirtinai užsienio organizatoriaus renginys).
Kas įeina į ProConf paketą
- Renginio puslapis su registracijos forma, viešas arba pagal nuorodą, pagal pasirinktą režimą.
- Bilietų klasės su talpos kontrole, skirtingomis kainomis ir prieinamumo periodais.
- Stripe Connect mokėjimai, su PVM apskaičiavimu pagal LT taisykles.
- Automatinės PVM sąskaitos, PDF formatu, eilės numeriu, pagal LT PVM įstatymo 80 str.
- El. paštas dalyviams, patvirtinimas, prieigos nuoroda, priminimai, masinis siuntimas su personalizacija.
- CSV importas iš ankstesnės sistemos, atpažįsta dublikatus, patikrina kodų lentelę ir leidžia pabandyti prieš tikrą importą.
- Atsiskaitomybė ir grąžinimai, kreditinės sąskaitos grąžinimams, audito žurnalas svarbiems veiksmams.
Kaina
Dalyvių registracija ir bilietai yra renginio paketo dalis. Filmavimas, transliacija ir econf.ai platformos paslaugos (registracija, bilietų pardavimas, DI vertimas, klausimai auditorijai) prasideda nuo:
nuo 1 200 EUR be PVM
Kiekvienam mokamam bilietui taikomas 1,5 % paslaugos mokestis. Stripe atskirai taiko savo operacijos mokesčius pagal jų galiojančius įkainius. Vienkartinis registracijos modulio įkainis (kai integruojate į savo AV komandą) bus paskelbtas kartu su kainoraščio skaičiuokle artimiausiais mėnesiais.
Dažniausi klausimai
Kaip dalyviai registruojasi?
Atveria renginio puslapį, pasirenka bilieto klasę, užpildo formą su vardu ir el. paštu (galima pridėti papildomų laukų: institucija, dietos pasirinkimas, ir pan.), sumoka per Stripe (jei mokamas), ir iš karto gauna patvirtinimą su asmenine prieigos nuoroda. Slaptažodžių sukurti nereikia.
Ar PVM sąskaitos atitinka Lietuvos taisykles?
Taip. PVM 21 % apskaičiuojamas automatiškai (su galimybe perrašyti per renginį, jei reikia kitokio tarifo). Sąskaitos turi eilės numerį, pirkėjo duomenis (vardas, pavardė, įmonės kodas, PVM kodas), grynąją sumą, PVM sumą ir bendrą sumą. Grąžinimams išrašoma kreditinė sąskaita, pati sąskaita niekada netrinama (PVM įstatymo 80 str.).
Kuo skiriasi nuo Eventbrite ar Tito?
Eventbrite yra puiki platforma globaliems renginiams, bet Lietuvos PVM tvarką tenka pritaikyti rankomis arba per integracijas. Tito orientuotas į programuotojų konferencijas, gerai dirba globaliai, bet vėlgi ne LT PVM. ProConf privalumas, kad PVM, sąskaitos, prieiga ir transliacija yra viename kontūre, be penkių integracijų. Jei renginys yra LT, su VMI reikės atsiskaityti, ir jei norite, kad mokėjimai keliautų į savo Stripe, ne per tarpinę platformą, mes esame paprastesnis atsakymas.
Ar galiu importuoti dalyvių sąrašą iš ankstesnės sistemos?
Taip. CSV arba Excel failas su dalyvių vardais ir el. paštais importuojamas su keliomis duomenų valdymo parinktimis: praleisti dublikatus, atnaujinti esamus įrašus arba sustabdyti su klaida. Prieš realų importą atliekamas testinis paleidimas, kuris parodo, kiek įrašų bus pridėta, atnaujinta ar atmesta.
Ar dalyviai turi sukurti slaptažodį?
Ne. Kiekvienas dalyvis gauna asmeninę magic-link nuorodą el. paštu. Paspaudus nuorodą, atsidaro renginio puslapis ir dalyvis prisijungtas. Galioja 30 dienų, kad atsidarius el. paštą po renginio (pvz., norint peržiūrėti įrašą), nereikėtų iš naujo prisijungti.
Kiek bilietų klasių galiu turėti?
Praktiškai be ribų. Tipiškai konferencijoje yra 3 iki 6 klasių (Early Bird, Regular, Studentas, Pranešėjas, Rėmėjas, VIP). Kiekvienai klasei nustatoma kaina, talpa ir pardavimo periodas. Klasės gali turėti savo papildomus laukus, pvz. studentui reikia studento pažymėjimo numerio, partneriui — įmonės kodo.
Kaip vyksta grąžinimai?
Grąžinimas pradedamas iš Stripe skydelio arba ProConf valdymo skydelio. Automatiškai išrašoma kreditinė sąskaita, dalyvio prieiga panaikinama, įvykis fiksuojamas audito žurnale. Pati pradinė sąskaita lieka sistemoje, ji niekada netrinama, kad būtų išlaikytas teisinis pėdsakas.
Ar galiu rankiniu būdu pridėti VIP dalyvius?
Taip. Organizatorius valdymo skydelyje gali rankiniu būdu pridėti dalyvius (VIP, walk-in, kviestiniai), priskirti juos konkrečiai bilieto klasei arba kvietimo statusui, ir iš karto išsiųsti prieigos nuorodą. Be Stripe mokėjimo, kuris šiuo atveju nereikalingas.
Kiek tai kainuoja?
Registracija ir bilietai yra renginio paketo dalis. Filmavimas, transliacija ir econf.ai platformos paslaugos prasideda nuo 1 200 EUR be PVM. Mokamiems bilietams taikomas 1,5 % paslaugos mokestis. Stripe atskirai taiko savo operacijos mokesčius pagal jų galiojančius įkainius.
Aptarkime jūsų renginį.
Atsiųskite renginio aprašymą, planuojamą bilietų struktūrą (klasės, kainos, talpos) ir ar reikia uždaros / patvirtinamosios registracijos. Į pasiūlymą įtrauksime registraciją ir bilietų pardavimą su konkrečiais skaičiais.
kristijonas@proconf.lt